LA STAMPA E UNIONE NEL DETTAGLIO (con foto)

Come fare una lettera con la stampa e unione.

La stampa e unione è un meccanismo che permette di personalizzare una lettera standard andando a inserire dati variabili. In questo modo è possibile, per esempio, andare ad inserire gli indirizzi delle persone che vogliamo contattare e pesonalizzare, eventualmente, il testo con dei dati personali.

Ecco come si esegue:
Prima cosa: dovrete creare un file sotto forma di tabella contenente gli indirizzi e i dati utili che volete utilizzare. Il file potrà essere creato con word o con excel, se lavorate spesso con questi file il consiglio è di crearlo in excel in modo da poter incrociare ulteriormente i dati con i filtri selettivi.


Lavorato troppo? facciamo una pausa in compagnia di....

Basta lavorare, prendiamoci due minuti di pausa per riposare un po' gli occhi prima di iniziare a vedere doppio..... e proprio per scongiurare questo rischio, ecco a voi un test che misurerà la vostra capacità visiva.
Non dovete fare altro che.... guardare questa foto:


Chi rappresenta?
Ma si, proprio lui, il grande Albert Einstein!
Ora però, tanto per essere sicuri di non avere lavorato troppo, fate qualche passo indietro, o, se siete miopi, toglietevi gli occhiali e riguardate la foto......
Possibile? Ma non è forse Marilyn Monroe quella che sorride dove due secondi fa ci guardava il genniale Albert?
Questo significa una cosa sola: per oggi avete lavorato troppo (o, in alternativa, meglio smettere di bere birra in pausa pranzo.....)



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trova e sostituisci



Lavorate spesso su modelli e avete bisogno di adattarli ad un contenuto variabile?

Ecco un modo semplicissimo per effettuare tutte le modifiche in un colpo solo ( o quasi) : usare il trova e sostituisci.

Dal nostro foglio di word abbiamo bisogno di modificare una serie di dati che possono essere ripetuti più volte , leggere tutto il testo per intervenire su ogni singola modifica manualmente è inutile quando si può chiedere al programma di "trovare" il determinato testo "x" e di sostituirlo con il testo "y" specificando se farlo tutte le volte o se valutare di volta in volta il cambiamento.

Lavorare in rete.

Nelle grandi aziende i computer sono collegati tra di loro tramite una rete interna, ogni computer non è più una memoria singola ma parte di un sistema più complesso. Questo, praticamente, si traduce nel fatto che i dati elaborati da un computer possono essere resi disponibili anche per gli altri pc e la postazione individuale passa in secondo piano rispetto a quella collettiva. Generalmente ad ogni utente viene assegnata una password personale con il quale effettua l’accesso, autenticandosi, e da quel momento tutto il lavoro svolto in rete è “mappabile” ovvero rintracciabile.
Quando si lavora in rete vengono attribuiti permessi e limitazioni alle cartelle, generalmente viene riconosciuto il diritto di visione ma non di modifica da parte delle altre persone, questo per evitare comunque intromissioni indesiderate e distrazioni a volte pericolose. C’è da dire che nelle grandi aziende i server salvano i dati in memoria per cui è spesso possibile, attraverso un punto di ripristino, recuperare un documento erroneamente cancellato.
Quando si elimina un documento della rete, infatti, questo non finisce nel cestino personale (a meno che non lo si salvi prima in c) ma viene eliminato dal sistema. Per i documenti più importanti o per i modelli che si utilizzano spesso, può essere utile un salvataggio anche in c, ovvero in quella che è la memoria individuale dei pc.

punti e virgole su excel

Può sembrare irrilevante, ma scrivere un numero utilizzando un punto invece che una virgola per fare seguire i decimali può portare il vostro foglio di excel a dare risultati assolutamente sbagliati.
Questo perchè se voi utilzzate una formula per creare operazioni tra dati con punti e virgole, excel applicherà il formato orario e non quello numerico.

Basta anche solo scrivere su una cella un numero con il punto per applicare quel formato su quella cella, e potrebbe risultare difficile correggere.
In questo caso, copiate il formato esatto utilizzando il "copia formato" icona pennello selezionando prima una cella corretta e poi quella erratta, oppure entrate direttamente nel menu della cella e ripristinate il formato che vi serve.

come creare un grafico con excel

Oggi voglio spiegarvi come fare un grafico utilizzando excel.
Intanto dobbiamo avere il nostro file contenente i dati di nostro interesse, diciamo che per ipotesi io voglio analizzare le mie spese mensili per capire l’incidenza di ogni voce, e un grafico può aiutarmi, visivamente a comprendere in modo immediato il contributo di ogni voce.

Creo il mio file (attenzione, nell'esempio io ho selezionato anche il totale, ma nel seguito della procedura no, quindi evidenziate solo i dati che volete calcolare nel vostro grafico, poi cliccate su inserisci (come da foto) e selezionate grafico.

Come impedire ai colleghi curiosi di frugare nel vostro pc

Ecco un trucchetto facile e veloce che vi aiuterà a tenere lontani i curiosi dal vostro pc senza doverlo necessariamente spegnere o lasciare in stenby.


Molto sempllicemente, premete control contemporaneamente ad alt e contemporaneamente adda freccia che guarda verso il basso nell'area a destra della tastiera.



Cosa ottenete? Semplice, la visualizzazione del vostro schermo si
ribalta e chiunque volesse entrare nei vostri file, se non conosce il modo per ripristinare il monitor, o si mette a testa in giù o rinuncia definitivamente.....

funzioni excel destra, sinistra e stringa estrai. Possono aiutare. Funzionalità avanzate.

Oggi voglio parlarvi di una funzione che ho appena imparato ad utilizzare, o meglio, di una serie di funzioni che mi hanno illuminata su nuove prospettive di excel.

Nel mio caso, il problema era che scaricando una serie di dati da un programma diverso su excel, questi comparivano con una codifica specifica in contrasto con la mia esigenza di “dividere” questi dati per poterli gestire facilmente con filtri.

Facciamo un esempio pratico.
Avete una serie di codici di prodotti nel quale sono inseriti diversi dati, ipoteticamente:
08I065910
lo 08 rappresenta l’anno di produzione, la I lo stabilimento italiano, il 0659 identifica il prodotto in oggetto e infine il numero 10 l’anno di scadenza.
Insomma, avete tantissimi dati in un’unica finestra excel, ora il problema è: come dividere queste informazioni in modo da poterle gestire velocemente e individualmente, oltre che in gruppo?
La risposta sta nelle funzioni DESTRA, SINISTRA E STRINGA ESTRAI

come fare per....

Avete delle domande da fare, volete sapere, passo dopo passo, come fare per ottenere un determinato lavoro? Dubbi su excel, word, posta elettronica o altro?
Scrivete nei commenti cosa vorreste fare e io vi spiegherò come farlo!

formula per cambiare giorno in modo automatico in excel

Oggi curiosando nelle mie statistiche ho trovato una parola chiave che ritengo molto interessante, ovvero la “formula per cambiare il giorno in modo automatico” e vi spiegherò, molto brevemente, come fare, del resto è .... facilissimo!

Andate sulla vostra cella di excel dove volete inserire la data odierna e cliccate su uguale per attivare l'area delle formule, poi vi spostate sul menu delle funzioni e selezionate (oggi) - come da disegno.


Dando l'invio, nella vostra cella comparirà sempre la data odierna.


Potrete poi effettuare il calcolo dei giorni (se per esempio una determinata pratica è stata attivata in una certa data e volete sapere quanti giorni sono trascorsi, dovrete semplicemente fare una sottrazione tra i due valori in una cella vuota e modificare il formato cliccando numero.




La convalida dei dati con excel (con foto)

Oggi vi voglio mostrare una delle funzioni più semplici e utili di excel, la convalida dati. Per quanto sia semplice da realizzare e utile nei programmi di uso quotidiano non è molto conosciuta.
La funzione convalida permette di associare ad una colonna di excel una serie di valori che limitano l’inserimento dei dati in quella determinata colonna, o permette di costruire dei menu a tendina dal quale selezionare il valore ottimale senza doverlo riscrivere. Perchè dovrebbe essere utile porre dei “limiti”? Perchè uniformando i dati è possibile rielaborarli in modo corretto, evitando gli errori, o ancora, se un programma è di uso collettivo la convalida dati permette di uniformare il comportamento di tutti alle esigenze del programma per ottenere dati certi e non fattibili di interpretazioni. Le applicazioni poi possono essere davvero tante, iniziamo a vederne alcune.

Funzioni di excel - parte prima - giorno settimana e se

Le funzioni di excel sono calcoli che permettono di avere molti tipi di dati diversi, in alcuni casi semplici da utilizzare in altri occorre avere una maggiore dimestichezza con la matematica, ma le funzioni di cui vi parlerò io sono davvero alla portata di tutti.


Iniziamo con un gioco: volete scoprire che giorno della settimana era il 18 gennaio 2004, piuttosto che il giorno del vostro compleanno?
Bene, allora costruiamo una formula usando come schema il disegno che vi riporto.

Excel - elenchi di numeri e date in autocomposizione

Ecco come si inserisce un elenco di autocomposizione su excel

Si va nella casella del primo dato e lo si inserisce, (esempio, 01/01/2008 )
Se seleziona con il mouse la cella completata e quelle inferiori, teoricamente si può scendere all’infinito
Si clicca su Modifica (barra degli strumenti in alto )
e poi su
RIEMPIMENTO
Se si sceglie IN BASSO il dato verrà copiato in basso tale quale
se si sceglie SERIE verrà richiesto il valore di incremento da applicare (+1 in questo caso) e vi sono altre scelte utili per personalizzare le serie e le cadenze in base alle proprie esigenze.

dictionary

excel - formato

E’ arrivato il momento di approcciarci ad excel, uno dei programmi più semplici e allo stesso tempo elaborati che permette di fare praticamente qualunque cosa.

Un foglio di excel è composto da una tabella dove le colonne sono nominate con lettere dell’alfabeto mentre le righe sono identificate con numeri. Ogni spazio si chiama cella e può contenere dati in formati diversi.
Il formato è uno dei primi passaggi da analizzare perchè spesso gli errori di calcolo sono dovuti ad un’errata attribuzione del formato.

Cliccando su una cella con il tasto destro oppure cliccando direttamente sul menu formato, è possibile avere l’elenco delle opzioni applicabili alle celle. La prima sezione è quella del numero, ed è questa, appunto, una delle più importanti.

GENERALE: Categoria adatta per molti calcoli e inserimento di dati ma . ATTENZIONE, se dovete inserire un numero che inizia con lo 0 (un prefisso, un codice ecc...) il formato generale annullerà lo zero.
NUMERO: permette di scegliere come indentificare i numeri positivi da quelli negativi, se preceduti da un meno, se in carattere rosso o entrambe. Anche l’opzione Numero annulla lo zero non seguito da virgole.
VALUTA: permette di scegliere il simbolo da applicare e il numero dei decimali da indicare
CONTABILITA’ : permette di inserire o meno il simbolo monetario. Personalmente lo preferisco a valuta perchè permette di organizzare i dati in modo ordinato.
DATA permette di inserire la data in una moltitudine di formati, numerici, testuali ecc.....
ORA: permette di scegliere come indicare l’orario, possono essere associati anche alla data
PERCENTUALE permette di scegliere il numero dei decimali
FRAZIONE permette di indicare il tipo di frazione da applicare
SCIENTIFICO permette di individuare il numero dei decimali
TESTO permette di trattare indistintamente il testo inserito, siano numeri o lettere. Ovvero, è possibile inserire un codice che inizia con lo 0, verrà visualizzato esattamente quello che avremo scritto.
SPECIALE particolarmente adatto all’inserimento di codici
PERSONALIZZATO permette ulteriori personalizzazioni

Ora vediamo qualche esempio pratico di applicazioni.
Il formato ora è particolarmente utile per i tabulati orari di lavoro.
Se in due ipotetici campi A1 e B1 inserisco il mio orario di ingresso e di uscita dall’ufficio con l’apposito formato, con la semplice formula =b1-a1 otterrò il mio orario giornaliero, che potrò sommare in una colonna dei risultati per avere l’aggiornamento dell’orario effettuato in totale.

Se alla colonna dei risultati, per esempio, applico un diverso formato, i miei dati cambieranno.

La casella del formato permette inoltre di intervenire su altri elementi, come l’allineamento, sia orizzontale che verticale, utile per mettere i dati in ordine e il controllo del testo. Selezionando testo a capo, se anche il contenuto del testo digitato in una cella eccede le dimensioni della stessa, si effettuerà l’a capo automatico. In caso contrario le scritte continueranno ad allargarsi sugli altri campi fino a quando non ne troveranno uno occupato
Riduci e adatta serve per perfezionare e unione celle è anche questa una delle cose più utili, permette di raggruppare alcune celle in un unica cella, o di dividerle eventualmente. Se vogliamo unire più celle contenenti più dati, questi verranno persi e si manterranno solo quelli della prima cella. Quindi prima di scrivere pensate all’aspetto del vostro foglio. L’ordine di lettura è destinato ad usi limitati, non cimentatevi se non vi serve, interessante invece la possibilità di scrivere in orizzontale o in verticale.
Altra possibilità del formato è quella della scelta del carattere, dello stile, dimensione e altre personalizzazioni.
La scelta del bordo può essere molto importante, e in questa mascherina si potranno sperimentare diverse varianti usando linee e stili diversi .
Il motivo è invece lo sfondo del colore
e infine la PROTEZIONE permette di bloccare le formule, evitando che qualcuno, inavvertitamente, cambi qualche calcolo del foglio di excel. Eventualmente si può inserire una password. Occorre attivarla dal menu principale.

le etichette che più facili non si può

Le etichette più semplici che ci siano. Se proprio non digerite la stampa e unione, procedete come segue. Create un foglio di etichette (vedi post precedenti) e create una tabella contenente i dati da includere nelle etichette. Ai soliti campi, aggiungete eventualmente il campo iniziale dove copierete “Spettabile Ditta” o egregio signore ecc.... se questo vi può tornare utile e create una colonna finale, dove semplicemente inserirete un’interlinea di spazio in ogni campo (il tasto invio, per andare a capo).

(la visualizzazione sul blog ha perso i tratti della tabella, in origine la tabella era una normale tabella in word con campi separati)

Spett.le Ditta rossi Via Monte 8/C 10141 TORINO (TO) (a capo)

Spett.le Ditta azzurri Via Libertà, 18 20090 CESANO BOSCONE (MI) "

Spett.le Ditta gialli Via Teresio 20090 MILANO (MI) "

Spett.le Ditta verdi Via Esino, 15 16165 GENOVA (GE) "

Spett.le Ditta blu VIA Roma 10095 GRUGLIASCO "

Spett.le Ditta chiari Via C. Battisti, 18 20092 CINISELLO BALSAMO (MI) "

Spett.le Ditta scuri Via dei forni, 19-21 10048 VINOVO (TO) "

Spett.le Ditta rosati Via Felicità, 556 60020 TORRETTE (AN) "

Spett.le Ditta pallidi Via Cesare Battisti, 17 38060 CALLIANO (TN) "

Spett.le Ditta neri Via Esino, 55/D/E 10137 TORINO (TO) "

Spett.le Ditta egregi Via Monte Ortigara 8/C 35020 SAONARA (PD) "

Spett.le Ditta Binachi Via C. Battisti, 31/C LIMENA - (PD) "


Ora molto semplicemente dovrete selezionare il testo della tabella, fermandovi all’ultimo carattere della tabella (non andate sull’acapo oltre) e una volta selezionato il tutto in neretto, cliccate su tabella, nella barra in alto, cliccare su CONVERTI TABELLA IN TESTO poi spuntare
– segni di paragrafo
e in fondo
-converti in tabelle nidificate

Spett.le Ditta
rossi
Via Monte Ortigara 8/C
10141 TORINO (TO)


Spett.le Ditta
azzurri
Via Libertà, 18
20090 CESANO BOSCONE (MI)


Spett.le Ditta
gialli
Via Teresio
20090 MILANO (MI)


Spett.le Ditta
verdi
Via Esino, 15
16165 GENOVA (GE)


Spett.le Ditta
blu
VIA Roma
10095 GRUGLIASCO


Spett.le Ditta
chiari
Via C. Battisti, 18
20092 CINISELLO BALSAMO (MI)


Spett.le Ditta
scuri
Via dei forni, 19-21
10048 VINOVO (TO)


Spett.le Ditta
rosati
Via Felicità, 556
60020 TORRETTE (AN)


Spett.le Ditta
pallidi
Via Cesare Battisti, 17
38060 CALLIANO (TN)


Spett.le Ditta
neri
Via Esino, 55/D/E
10137 TORINO (TO)


Spett.le Ditta
egregi
Via Monte Ortigara 8/C
35020 SAONARA (PD)


Spett.le Ditta
Binachi
Via C. Battisti, 31/C
LIMENA - (PD)


A questo punto non vi resta che copiare o spostare i vari indirizzi sul foglio di etichette, afferrandolo uno alla volta e inserendolo in un campo etichette.

un trucchetto utile e immediato

Voglio spiegarvi un trucchetto facile da ricordare, che vi tornerà utile in moltissime occasioni.
Spesso capita che il video ci mostri dei dati e che noi non siamo in grado di recepirli, pensate alle presentazioni, ve ne mandano una che ha una foto bellissima e vorreste catturarla ma non avete il programma che vi permette di farlo, o ancora, pensate all'elenco dei file contenuti in una cartella, vi potrebbe fare comodo stamparlo per evitare di riscrivere l'elenco dei file, pensate ai messaggi di errore, come spiegare il problema che ha il vostro pc? forse copiare il messaggio di errore che vi compare sul monitor anche se è lungo 3 chilometri? O ancora, se andate sul sito di un amico e vi compare uno strano messaggio e volete avvisarlo che potrebbe avere un virus, come aiutarlo a capire di cosa si tratta?
La risposta è sempre e solo una: scattare una foto al vostro monitor. Una foto immediata, che si realizza schiacciando semplicemente il tasto "stamp" sulla destra della vostra tastiera, tra l'area di scrittura e il blocco numerico. Non vi siete mai chiesti che cosa fosse quello stamp che non manda in stampa proprio nulla? E' una stampa virtuale della videata....
Dopodichè, non vi resta che aprire un file (word, un foglio di disegno o quello che volete voi) e incollare usando control v. Il gioco è fatto, la vostra videata è stata riprodotta in formato fotografico sul documento.
Se avete trasferito l'immagine in un file di paint, poi, potrete eventualmente ritoccarlo eliminando le parti che non vi interessano o modificando a vostro piacimento l'immagine che, ovviamente, resterà fotografica. In pratica non potrete intervenire sul testo, neanche in word, ma le utilità di questa applicazione sono veramente tante....

un altro modo per fare le etichette

Ancora non riuscite a fare le etichette? La stampa e unione porprio non la digerite? Beh, allora c'è un metodo alterativo, prima di tutto dovrete avere preparato un foglio di etichette vuoto corrispondente alle dimensioni delle etichette che vorrete utilizzare (precedente post) e poi dovrete avere preparato la vostra tabella con i dati utili.

Un suggerimento che vi renderà tutto più semplice:
aggiungete una colonna iniziale e scrivete la formula di apertura (spettabile ditta, egregio signore ecc....) e poi aggiungete una colonna alla fine dove avrete inserito semplicemente un a capo. Esattamente, in modo da dare uno spazio dopo.

Poi selezionate tutta la vostra tabella, tutta la tabella ma fermatevi alla tabella, se andate oltre inglobando anche gli eventuali a capo oltre la tabella il gioco non funziona.
Ora, se avete word 2008 dovrete andare su layout e poi converti tabella in testo, se avete il word precedente dovete andare su tabella, converti la tabella in testo
Dovrete richiedere di convertire con segni di paragrafo e quindi in tabelle nidificate.
Confermate e il gioco è fatto, avrete un testo per gruppi che potrete copiare e incollare sul vostro foglio di etichette. Aprite entrambe le pagine, selezionate e spostate, oppure fate il copia e incolla.

word: gestire lo spazio e lavorare su più documenti

Oggi vi spiego un trucco facile facile per gestire al meglio lo spazio del monitor quando dovete creare un documento nuovo facendo copia e incolla da altri documenti, o comunque quando serve confrontare diversi fogli word per lavorare in contemporanea su visualizzazione e scrittura.

Aprite i vostri documenti e cliccate su finestra, a questo punto potete scegliere se:

- cliccare su disponi tutto – in questo caso tutti i fogli aperti verranno visualizzati, se i fogli sono più di tre risulterà incomprensibile poterli gestire comodamente

- Affianca per confronto con.... (e word vi mostrerà l’elenco di file aperti, basterà selezionarne uno per avere le due finestre aperte a disposizione)

Sempre nel menu finestra, è possibile scegliere anche l’opzione dividi, che personalmente sfrutto molto trovandola utile e pratica.

L’opzione dividi interviene all’interno dello stesso documento, dovremo posizionare una barra orizzontale nel punto che riteniamo essere pratico per il lavoro che dobbiamo eseguire (possiamo sempre rispostarla successivamente) e potremo muoverci liberamente all’interno dello stesso documento utilizzando due diverse barre di scorrimento. In questo modo potremo tenere un riquadro fisso su un area che contiene dei dati utili, per esempio una tabella, e creare un’elaborazione di quegli stessi dati in un punto diverso del foglio, senza dover andare continuamente a cercarli. Gli esempio di applicazione sono infiniti, questa è una delle utility più utili di word e sfruttandola la vita lavorativa diventerà sicuramente più semplice.



Se occorre fare dei copia incolla tra la finestra superiore e quella inferiore, basterà semplicemente posizionarsi con il punto giusto con il mouse e cliccare una volta per rendere attivo il puntatore. E via libera al lavoro!

APPLICARE I FILTRI AD UNA TABELLA EXCEL 2007

Excel è uno dei programmi più semplici da usare (o almeno, è alla portata di tutti) e con le più grandi prospettive di utilizzo. Non richiede conoscenze informatiche eccessive, è molto intuitivo e permette di inserire e utilizzare i dati secondo i criteri che di volta in volta potranno essere utili.
Ma vediamo qualche semplice aspetto tanto per iniziare. I filtri sulle tabelle.
I filtri sulle tabelle non sono altro che criteri per ordinare i nostri dati, evidenziando gli aspetti che possono servire per le nostre ricerche.

creare un foglio personalizzato per le nostre etichette

COME CREARE UN FOGLIO DI ETICHETTE E SALVARLO NEI MODELLLI PER UTILIZZARLO TUTTE LE VOLTE CHE VOGLIAMO.


STRUMENTI
LETTERE E INDIRIZZI
BUSTE ED ETICHETTE








CLICCARE SU OPZIONI


SULLA COLONNA DI SINISTRA SI POSSONO SCORRERE I MODELLI SALVATI, SULLA FINESTRA DI DESTRA I DIVERSI PARAMETRI DI OGNI MODELLO.
SE IL NOSTRO FOGLIO NON E’ PRESENTE, OCCORRERA’ CREARNE UNO NUOVO, CLICCANDO SU “NUOVA ETICHETTA”
SE IL NOSTRO FOGLIO NON E’ PRESENTE, OCCORRERA’ CREARNE UNO NUOVO, CLICCANDO SU “NUOVA ETICHETTA”





QUELLI CHE VEDETE RIPORTATI SULLA DESTRA SONO I PARAMETRI NECESSARI PER CREARE UN FOGLIO A4 CHE PREVEDE 16 ETICHETTE DI DIMENSIONI IDENTICHE DISPOSTE SU DUE COLONNE, SENZA OVVIAMENTE MARGINI. CLICCANDO SU OK CREEREMO IL NOSTRO DOCUMENTO, SALVARLO TRA LE ETICHETTE NON E’ SUFFICIENTE PER RENDERLO FACILMENTE REPERIBILE, MEGLIO SALVARLO ANCHE TRA I MODELLI

IN QUESTO MODO POTREMO RIAPRIRE QUANTI FOGLI ETICHETTE VORREMO SEMPLICEMENTE DIGITANDO
FILE
NUOVO
MODELLO
(VEDERE SULLA SINISTRA, NEL RIEPILOGO DEGLI ULTIMI MODELLI USATI, ECCO LA SCORCIATOIA PER IL NOSTRO FOGLIO ETICHETTE)