La convalida dei dati con excel (con foto)

Oggi vi voglio mostrare una delle funzioni più semplici e utili di excel, la convalida dati. Per quanto sia semplice da realizzare e utile nei programmi di uso quotidiano non è molto conosciuta.
La funzione convalida permette di associare ad una colonna di excel una serie di valori che limitano l’inserimento dei dati in quella determinata colonna, o permette di costruire dei menu a tendina dal quale selezionare il valore ottimale senza doverlo riscrivere. Perchè dovrebbe essere utile porre dei “limiti”? Perchè uniformando i dati è possibile rielaborarli in modo corretto, evitando gli errori, o ancora, se un programma è di uso collettivo la convalida dati permette di uniformare il comportamento di tutti alle esigenze del programma per ottenere dati certi e non fattibili di interpretazioni. Le applicazioni poi possono essere davvero tante, iniziamo a vederne alcune.


Esempio: Nella nostra tabella vogliamo creare una colonna dove inseriremo un dato selezionabile da un menu a tendina, vogliamo fare, per esempio, l’elenco dei nomi dei mesi.

Ecco come si procede:
Si seleziona la colonna nel quale si vuole inserire l’opzione di convalida
si clicca su Dati e Convalida
VEDI FOTO











Nella mascherina che appare, cliccando sul menu a tendina è possibile selezionare tra una serie di opzioni, nel caso specifico scegliamo “elenco”

VEDI FOTO 2











Inseire i dati nella cella (vedi immagine 3 ) intervallandoli da un punto e virgola

VEDI FOTO 3







Confermare con ok
e questo è il risultato

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Se qualcuno proverà ad immettere altri valori diversi da quelli consentiti, il sistema bloccherà l’inserimento e comparirà questo messaggio

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E’ possibile inserire dei dati supplementari, per spiegare eventualmente il criterio di inserimento dati
VEDI FOT
O 6







Allo stesso modo è possibile personalizzare il messaggio di errore, scegliendo tra l’altro tra tre diversi tipi di intervento: interruzione – categoricamente non lascia inserire dati diversi da quelli consentiti
Avviso – ricorda ma lascia intervenire
Informazione – lascia intervenire suggerendo

Oltre agli elenchi a discesa, è possibile porre molti tipi di limitazioni, per esempio sui numeri, stabilendo che in una determinata colonna si debbano inserire solo numeri e in quale formato, data e ora, utile soprattutto per uniformare l’inserimento della data ad un unico criterio necessario per poter effettuare poi la rielaborazione dei dati, lunghezza testo, con parametri individuabili tra/a, più lungo di, più corto di ecc......


Le applicazioni sono veramente tante, questa funzione è utilissima quando su alcuni fogli excel si lavora in gruppo perchè permette di usare sempre lo stesso criterio e riduce al minimo la possibilità di errore.



Commenti

  1. funzione utilissima ma pericolosa, esempio se dopo la compilazione del foglio si applica un semplice "ordina" le celle con convalide diverse si "mescolano" !!O sbaglio qualcosa io ?

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