La convalida dei dati con excel (con foto)

Oggi vi voglio mostrare una delle funzioni più semplici e utili di excel, la convalida dati. Per quanto sia semplice da realizzare e utile nei programmi di uso quotidiano non è molto conosciuta.
La funzione convalida permette di associare ad una colonna di excel una serie di valori che limitano l’inserimento dei dati in quella determinata colonna, o permette di costruire dei menu a tendina dal quale selezionare il valore ottimale senza doverlo riscrivere. Perchè dovrebbe essere utile porre dei “limiti”? Perchè uniformando i dati è possibile rielaborarli in modo corretto, evitando gli errori, o ancora, se un programma è di uso collettivo la convalida dati permette di uniformare il comportamento di tutti alle esigenze del programma per ottenere dati certi e non fattibili di interpretazioni. Le applicazioni poi possono essere davvero tante, iniziamo a vederne alcune.


Esempio: Nella nostra tabella vogliamo creare una colonna dove inseriremo un dato selezionabile da un menu a tendina, vogliamo fare, per esempio, l’elenco dei nomi dei mesi.

Ecco come si procede:

Si seleziona la colonna nel quale si vuole inserire l’opzione di convalida
si clicca su Dati e Convalida
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Nella mascherina che appare, cliccando sul menu a tendina è possibile selezionare tra una serie di opzioni, nel caso specifico scegliamo “elenco”

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Inseire i dati nella cella (vedi immagine 3 ) intervallandoli da un punto e virgola

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Confermare con ok
e questo è il risultato

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Se qualcuno proverà ad immettere altri valori diversi da quelli consentiti, il sistema bloccherà l’inserimento e comparirà questo messaggio

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E’ possibile inserire dei dati supplementari, per spiegare eventualmente il criterio di inserimento dati
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Allo stesso modo è possibile personalizzare il messaggio di errore, scegliendo tra l’altro tra tre diversi tipi di intervento: interruzione – categoricamente non lascia inserire dati diversi da quelli consentiti
Avviso – ricorda ma lascia intervenire
Informazione – lascia intervenire suggerendo

Oltre agli elenchi a discesa, è possibile porre molti tipi di limitazioni, per esempio sui numeri, stabilendo che in una determinata colonna si debbano inserire solo numeri e in quale formato, data e ora, utile soprattutto per uniformare l’inserimento della data ad un unico criterio necessario per poter effettuare poi la rielaborazione dei dati, lunghezza testo, con parametri individuabili tra/a, più lungo di, più corto di ecc......

Le applicazioni sono veramente tante, questa funzione è utilissima quando su alcuni fogli excel si lavora in gruppo perchè permette di usare sempre lo stesso criterio e riduce al minimo la possibilità di errore.