LA STAMPA E UNIONE NEL DETTAGLIO (con foto)

Come fare una lettera con la stampa e unione.

La stampa e unione è un meccanismo che permette di personalizzare una lettera standard andando a inserire dati variabili. In questo modo è possibile, per esempio, andare ad inserire gli indirizzi delle persone che vogliamo contattare e pesonalizzare, eventualmente, il testo con dei dati personali.

Ecco come si esegue:
Prima cosa: dovrete creare un file sotto forma di tabella contenente gli indirizzi e i dati utili che volete utilizzare. Il file potrà essere creato con word o con excel, se lavorate spesso con questi file il consiglio è di crearlo in excel in modo da poter incrociare ulteriormente i dati con i filtri selettivi.


La prima riga del file dovrà contenere le intestazioni delle colonne, non dovranno esserci righe vuote tra l’intestazione e l’inizio della tabella (soprattutto per quanto riguarda word).

Dopo avere creato il vostro file avrete un documento tipo questo:


dove io ipoteticamente ho elencato tutte le ditte che posso avere bisogno di contattare per lavoro.

Questo documento potrà essere aggiornato tutte le volte che vorrete e potrà costituire il vostro “albo fornitori”, per esempio.



Seconda fase: redazione della lettera

Vi trovate nella necessità di scrivere una lettera, il testo è, ipoteticamente, una richiesta di preventivo. Questa lettera dovrà essere inviata solo ad alcuni dei fornitori presenti nel file e, ipoteticamente, non dovremo aggiungere altri dati (solo gli indirizzi).

Creaiamo il testo della lettera e poi procediamo in questo modo:
Selezioniamo lettere e indirizzi e poi stampa e unione

selezioniamo la spunta su lettere

e inviamo

confermiamo di voler utilizzare il documento aperto con la spunta
e inviamo

andiamo a individuare il percorso nel nostro file sorgente (la tabella) selezionando sfoglia

e diamo l'invio

se il file è una tabella word basterà clcicare sopra al file per selezionarlo, se il documento è in excel occorre dare una doppia conferma in quanto un documento di excel può contenere più fogli e bisogna identificare esattamente il foglio da considerare

selezionandolo e dando l'invio

il sistema ci mostrerà i dati della tabella (sia in word che in excel) visualizzando tutto l'elenco. E' in questa fase che è possibile selezionare quali ditte invitare e quali no, basta togliere la spunta agli indirizzi che non vogliamo coinvolgere nell'invio

in questo modo selezioneremo i nostri destinatari. Un file con l'elenco di tutti i fornitori (piuttosto che venditori o amici, parenti o quello che volete) può essere molto utile perchè vi permette di scrivere una sola volta i dati e di richiamarli in modo selettivo tutte le volte che volete.

Nella vostra tabella sorgente potete inoltre creare una voce "categorie" che, utilizzata con i filtri, vi permetterà di selezionare in automatico solo gli indirizzi utili (lavoro, amici, famiglia ecc... ecc...)
Cliccare sull'icona "inserisci campo stampa e unione" nella barra dove sono posizionati tutti i comandi stampa e unione. Se non avete questa barra sul vostro monitor dovete aggiungerla andando a richiamare il menu VISUALIZZA, BARRE DEGLI STRUMENTI, STAMPA E UNIONE. Dopo averla utilizzata, se la trovate ingombrante e la utilizzate raramente, potete rimuoverla e richiamarala nuovamente all'occorrenza.

Ora abbiamo identificato il file, ma dobbiamo dire al sistema dove inserire i dati e quali dati inserire. Non necessariamente tutti.

Questi dati sono descritti come le intestazioni di colonna.

Per cui nell'esempio che stiamo vedendo baserà andare sul punto giusto dove vogliamo inserire l'indirizzo e cliccare su inserisci, e poi selezionare i vari campi che vogliamo includere. Ci sono due modi per farlo:

primo modo: richiamare tutte insieme le voci e poi spostarle nel punto giusto utilizzando l'acapo e il tabulatore-

secondo modo: posizionarsi sul punto esatto e richiamare la voce che si vuole inserire in quel punto, chiudere la finestra, spostarsi sul secondo punto, riaprire il tasto inserisci campo stampa e unione e selezionare il seondo dato e via dicendo.
Io trovo sicuramente più veloce il primo metodo. Utilizzo il secondo solo se ho dei campi da inserire anche nel testo della lettera.

Dopo l'ultimo inseriemnto ecco il nostro risultato: una lettera uguale nel testo ma con alcuni dati variabili (in questo caso solo gli indirizzi)

La lettera mostra i campi di ricerca descrittivi, se occorre stampare la minuta riassuntiva basta inviare la richiesta di una semplice stampa di pagina

Se clicchiamo sul tasto abc vedremo i dati esatti in sequenza... con le frecce potremo muoverci tra i singoli documenti

E ora, ultimo dettaglio: come fare in modo che i documenti vengano stampati tutti assieme ma sotto forma di lettere diverse (senza avere i fronte retro mischiati, tanto per intenderci....)

Per ottenere una stampa rapida e perfetta basta andare su

"unisci alla stampante" in questo modo il pc vi stamperà ogni documento come se fosse singolo, senza sballare la numerazione delle pagine o i fronte retro.

Buona stampa e unione a tutti, usatela e imparate a sfruttarne ogni potenzialità perchè è una delle cose che più semplifica la vita nel lavoro d'ufficio, facendovi risparmiare mo
ltissimo tempo.

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Lavorato troppo? facciamo una pausa in compagnia di....

Basta lavorare, prendiamoci due minuti di pausa per riposare un po' gli occhi prima di iniziare a vedere doppio..... e proprio per scongiurare questo rischio, ecco a voi un test che misurerà la vostra capacità visiva.

Non dovete fare altro che.... guardare questa foto:

Chi rappresenta?

Ma si, proprio lui, il grande Albert Einstein!

Ora però, tanto per essere sicuri di non avere lavorato troppo, fate qualche passo indietro, o, se siete miopi, toglietevi gli occhiali e riguardate la foto......

Possibile? Ma non è forse Marilyn Monroe quella che sorride dove due secondi fa ci guardava il genniale Albert?

Questo significa una cosa sola: per oggi avete lavorato troppo (o, in alternativa, meglio smettere di bere birra in pausa pranzo.....)

trova e sostituisci

Lavorate spesso su modelli e avete bisogno di adattarli ad un contenuto variabile?

Ecco un modo semplicissimo per effettuare tutte le modifiche in un colpo solo ( o quasi) : usare il trova e sostituisci.

Dal nostro foglio di word abbiamo bisogno di modificare una serie di dati che possono essere ripetuti più volte , leggere tutto il testo per intervenire su ogni singola modifica manualmente è inutile quando si può chiedere al programma di "trovare" il determinato testo "x" e di sostituirlo con il testo "y" specificando se farlo tutte le volte o se valutare di volta in volta il cambiamento.

L'opzione trova e sostituisci la si trova su "modifica", occorre poi selezionare "sostituisci" e si apre una mascherina di questo tipo, inserendo il testo nelle due righe il computer provvederà ad identificare quello in alto e a sostituirlo con quello in basso.

Attenzione: se scrivete del testo troppo lungo il trova e sostituisci potrebbe non funzionare alla perfezione per via della formattazione stessa del testo, quindi rileggete comunque prima di considerare finito il lavoro.
Anche una virgola o altra punteggiatura potrebbero interferire sulla riuscita ottimale del testo, diciamo che il trova e sostituisci è utiissimo per fare il 90% del lavoro, ma potrebbe comunque sfuggire qualche dato che occorre riverificare in fase di controllo.

Se invece dovete modificare dei numeri, fate attenzione perchè, magari senza pensarci, potreste modficarne più di quanti pensiate, ovvero, andate abbastanza tranquilli per le cifre elevate (a molti zeri per intenderci) ma se chiedete di sostituire il numero uno con il numero due, prima di farlo chiedetevi se quel documento non contenga anche numeri di telefono, cap, codici o elementi che non state considerando e che potrebbero essere modificati involontariamente.